Принято считать, что хорошо подготовленные совещания с известными заранее повесткой и целями, подготовленными участниками и ведущим, являются эффективными.
На самом деле, любые совещания, которые проводятся на регулярной основе, почти неизбежно ВЫРОЖДАЮТСЯ, становятся скучными, предсказуемыми, неинтересными. Внимание участников минимально. Они хорошо знают, что ожидать, могут до минуты предсказать развитие событий. Зачастую их участие сводится к какому-то отчету, а затем «они уходят в себя», если не явно, то тайно занимаясь тем, что им интересно – посматривают в телефон или компьютер, отвечают на сообщения и т.п.
У ведущего подобного совещания особых проблем нет – все катится по накатанной. Все проходит по правилам: повестка соблюдена, участники вовлечены, план действий составлен. Откуда же этот осадок недостаточной неэффективности?
Чтобы поддерживать на высоком уровне «градус совещания» – внимание и интерес участников, можно:
Менять время от времени ведущего совещания, предварительно обсудив с ним задачи.
Вводить элементы Извлеченных уроков в совещание.
Спросить кого-то из участников: Чей доклад лучше и почему? Что вам лично дает это совещание? Чему новому вы научились за прошедшую неделю? Чему вы научились от коллег? И т.п.
А что работает для вас?